Business Kalender 2 Planner

Analyse af Appwesome

Jeg bruger en kalender mest, når dagen allerede er ved at blive for tæt pakket: et møde flyttes, en deadline rykker, og en privat aftale skal stadig passe ind. Derfor lægger jeg vægt på, om en kalender er hurtig at aflæse og nem at rette i, ikke kun på hvor mange muligheder den har. Business Kalender 2 Planner er en produktivitetsapp fra Appgenix Software, og dens styrke er især, at den samler flere måder at se og organisere kalenderen på uden at gøre den til en simpel liste over aftaler.

Hurtigt overblik, når dagen ændrer sig

Det første praktiske spørgsmål er, hvor hurtigt jeg kan finde den information, jeg skal bruge. Her hjælper det, at jeg kan skifte mellem dag, uge, måned og år. Når jeg planlægger en konkret arbejdsdag, er dagsvisningen nyttig; når jeg prøver at finde plads til en ny aftale, giver ugevisningen bedre overblik. Måned og år passer bedre til planlægning længere frem, hvor det vigtigste er mønstre og ledige perioder frem for detaljer.

Det skift mellem visninger er mere end kosmetik. Jeg kan begynde med at undersøge, om en bestemt uge ser realistisk ud, og derefter zoome ind på dagens aftaler uden at skulle holde alle tidspunkter i hovedet. Farver på begivenheder hjælper også med at skelne mellem typer af planer. Mit råd er at vælge et lille, konsekvent farvesystem fra starten, for eksempel forskellige farver til arbejde og private aftaler, i stedet for at bruge en ny farve til enhver enkelt begivenhed. Ellers bliver kalenderen farverig, men ikke nødvendigvis lettere at forstå.

En kalender til både arbejde og privatliv

Appen giver mest mening for mig, hvis jeg har flere slags forpligtelser at holde styr på. En arbejdsdag kan indeholde møder og deadlines, mens aftenen rummer indkøb, en familiebegivenhed eller en aftale, der ikke kan flyttes. Når alt står i en kalender, bliver det nemmere at se, om jeg faktisk har plads til endnu en opgave. Det er især nyttigt, når jeg planlægger ugen sammen med andre, selv om selve kalenderen ikke kan træffe prioriteringerne for mig.

Et realistisk eksempel er en tirsdag, hvor et møde bliver flyttet til eftermiddagen, og en opgave skal afleveres samme dag. Jeg kan ændre tidspunktet for mødet, se hvordan resten af ugen hænger sammen og holde opgaven synlig ved siden af aftalerne. Hvis jeg har brug for baggrundsinformation, kan noter og vedhæftede filer knyttes til begivenhederne, så jeg ikke behøver at lede efter et dokument eller en detalje i en separat noteapp lige før mødet. Det er en lille arbejdsgang, men den kan spare mig for en del kontekstskift.

Når kalenderen bliver fyldt

Det er i de travle perioder, at flere af appens valg bliver relevante. Opgaver kan vises sammen med kalenderbegivenhederne, så en deadline ikke forsvinder i en separat liste. Det er nyttigt, hvis jeg gerne vil planlægge arbejdet omkring de møder, der allerede ligger fast. Til gengæld kræver det, at jeg løbende holder opgaverne ajour; en kalender med gamle opgaver eller uklare navne kan hurtigt blive lige så forvirrende som en overfyldt indbakke.

Jeg ville bruge korte, handlingsorienterede opgavetitler og tilføje en note, når opgaven kræver flere detaljer. Ved større deadlines kan en påmindelse give mening, mens mindre ting måske bare skal være synlige i den relevante dagsvisning. Flere påmindelser kan sættes for en begivenhed, men jeg ville være tilbageholdende med at aktivere dem alle steder. Hvis hver aftale giver flere notifikationer, risikerer de vigtigste at drukne i støj.

En anden nyttig vane er at lægge tid til forberedelse ind som en særskilt aftale, når en begivenhed kræver det. Selve mødet fortæller mig ikke, hvornår jeg skal læse materialet eller samle dokumenter. Ved at gøre forberedelsen synlig ved siden af mødet kan jeg bedre vurdere, om kalenderen faktisk er realistisk. Noter og vedhæftede filer ved begivenheden kan så fungere som et lille samlingspunkt, frem for at jeg skal huske, hvor jeg gemte de relevante oplysninger.

Hvad den kan sammenlignes med

Sammenlignet med en helt enkel standardkalender føles denne løsning mere rettet mod folk, der vil justere visninger, bruge farver og have opgaver tæt på aftalerne. En minimalistisk kalender kan være bedre, hvis jeg kun skal notere fødselsdage og enkelte møder, eller hvis jeg foretrækker så få indstillinger som muligt. Business Kalender 2 er mere interessant, når kalenderen er et dagligt arbejdsredskab, og jeg ofte skifter mellem at planlægge en dag, en uge og længere perioder.

Den er også værd at skelne fra en dedikeret opgaveapp. Kalenderens fordel er sammenhængen mellem tidspunkter og opgaver; dens begrænsning er, at den ikke nødvendigvis erstatter et særskilt system til store projekter, detaljerede tjeklister eller samarbejde om komplicerede arbejdsgange. Hvis jeg har brug for at koordinere mange trin og ansvarlige personer, vil en projekt- eller opgavestyringsapp sandsynligvis være et bedre supplement. Hvis mit primære problem derimod er at få aftaler og deadlines til at passe sammen i hverdagen, er det praktisk at se dem samlet.

Google Kalender er en del af den almindelige sammenligning, fordi appen tilbyder synkroniseringsmuligheder med den. Det gør den relevant for brugere, der allerede organiserer deres aftaler der, men som ønsker en anden måde at se eller håndtere kalenderen på. Jeg ville stadig kontrollere, at de kalendere og begivenheder, jeg forventer at se, faktisk vises efter opsætningen. Synkronisering er først nyttig, når den passer til ens eksisterende rutine, og jeg bør ikke antage, at en ny kalenderapp automatisk ændrer, hvor mine andre tjenester gemmer information.

Friktion, stabilitet og enheder

En kalender føles kun hurtig, hvis jeg kan bruge den uden at stoppe op for at lede efter de samme oplysninger igen og igen. De forskellige visninger, farvekoder og tilpasning af startsiden kan gøre daglig brug mere overskuelig, men de kræver også lidt indledende arbejde. Hvis jeg helst vil installere en app og aldrig justere noget, kan valgmulighederne føles som ekstra beslutninger. Jeg ville begynde med de visninger og farver, jeg faktisk bruger, og først ændre mere, hvis der opstår et konkret behov.

Appen er beregnet til kalenderbrug på mobilen, men hvor behagelig den er, afhænger også af, hvor meget information jeg vil se på skærmen ad gangen. På en mindre skærm kan en tæt ugeplan kræve mere scrolling og omhyggelig aflæsning, mens en større skærm gør det lettere at overskue flere dage. Det er en praktisk begrænsning ved kalenderarbejde på telefonen generelt, ikke noget jeg ville løse ved blot at fylde visningen med flere detaljer. Jeg ville bruge dagsvisningen til hurtige opslag og ugevisningen, når jeg har tid til at planlægge.

Det er fornuftigt at tænke over, hvordan man kommer videre, hvis en telefon skiftes ud, eller en synkronisering ikke ser rigtig ud. Jeg ville kontrollere kalenderens forbindelser og relevante aftaler, før jeg stoler på den til en vigtig deadline, især efter ændringer i opsætningen. Noter eller filer, der er knyttet til en begivenhed, er nyttige som kontekst, men de bør ikke være eneste sted, hvor kritiske oplysninger findes. Til vigtige arbejdsdokumenter er det tryggere at beholde den almindelige kopi dér, hvor jeg normalt opbevarer dem.

Jeg kan ikke ud fra en beskrivelse love, at appen vil reagere lige hurtigt på alle telefoner eller i alle situationer. I min vurdering er den værd at afprøve, hvis jeg vil have flere planlægningsvisninger og samlet overblik, men oplevelsen afhænger af enhed, skærmstørrelse og hvor omfattende kalenderen er. Hvis en kalender bliver langsom eller uoverskuelig, er første skridt for mig at forenkle visningen og rydde op i gamle opgaver, ikke at antage, at flere farver eller flere påmindelser automatisk hjælper.

For nye brugere er den vigtigste afklaring, om de behøver en særskilt løsning til opgaver. Hvis opgaver primært er deadlines, der skal ses ved siden af møder, kan kalenderens tilgang være passende. Hvis opgaverne kræver mange deltrin og løbende projektstatus, vil jeg vælge en dedikeret opgavestyring ved siden af eller i stedet. Det samme gælder, hvis jeg kun har ganske få aftaler: en enklere kalender kan være hurtigere at vedligeholde.

Funktioner, der skiller sig ud

En af de første ting, der slog mig ved Business Kalender 2 Planner, er dens utroligt brugervenlige interface. Den er let at navigere, hvilket er en stor fordel, når man hurtigt skal tilføje aftaler eller ændre eksisterende begivenheder. Appen tilbyder også en række synkroniseringsmuligheder med Google Kalender, så du aldrig mister et vigtigt møde.

Jeg blev også imponeret over de tilpasningsmuligheder, appen giver. Du kan vælge mellem forskellige visninger som dag, uge, måned og endda år, alt efter hvad der passer bedst til dine behov. Derudover kan du tilpasse farverne på dine begivenheder, hvilket gør det nemmere at kategorisere og holde styr på alt.

Håndtering af opgaver og deadlines

En anden fed funktion er muligheden for at integrere opgaver direkte i kalenderen. Det betyder, at du kan oprette en opgaveliste, der er synlig sammen med dine kalenderbegivenheder, hvilket gør det nemmere at organisere din tid. Jeg har personligt fundet dette meget nyttigt, da jeg ofte glemmer mindre opgaver, når jeg kun bruger en traditionel kalender.

Der er også mulighed for at tilføje noter og vedhæftede filer til dine begivenheder, hvilket kan være en redningskrans i situationer, hvor du har brug for hurtig adgang til vigtige dokumenter.

Påmindelser og notifikationer

En funktion, jeg ikke kan undvære, er de tilpasselige påmindelser. Du kan indstille flere påmindelser for hver begivenhed, hvilket sikrer, at du aldrig glemmer at tage til den vigtige præsentation eller møde. Notifikationerne er tydelige uden at være påtrængende, hvilket jeg virkelig sætter pris på.

Brugeroplevelse

Appen er designet til at være både praktisk og æstetisk tiltalende. Jeg elsker, hvordan jeg kan tilpasse min startside for at give mig overblik over dagens vigtigste opgaver. Selv med alle dens funktioner er appen hurtig og reagerer uden forsinkelser, hvilket gør den til en fornøjelse at bruge dagligt.

En anden ting, jeg bemærkede, er den fantastiske kundesupport. Hvis du nogensinde støder på et problem, er der et dedikeret team, der er klar til at hjælpe dig. Det er altid en bonus at vide, at der er nogen derude, der kan hjælpe, hvis noget går galt.

Alt i alt har Business Kalender 2 Planner virkelig vundet min tillid som min primære kalenderapp. Den gør det muligt at holde styr på mit hektiske liv på en måde, der føles både organiseret og mindre stressende. Hvis du leder efter en kalenderapp, der virkelig kan det hele, så giv denne et skud. Jeg lover, du vil ikke blive skuffet.

Pris, målgruppe og mit valg

Appen er gratis at hente, har PEGI 3 og har været tilgængelig siden 19. december 2014. Den har et gennemsnit på 4,6 ud fra omkring 272.000 vurderinger, og mere end 10 millioner installationer viser, at mange allerede bruger den. Der kan være køb i appen på 10 til 65 kroner, hvis betalingen går gennem Play. Jeg ville derfor starte gratis og først overveje et køb, hvis jeg selv støder på en funktion, jeg konkret har brug for.

Jeg synes især, den passer til folk, der håndterer både arbejde og privatliv i samme kalender, og som gerne vil se opgaver sammen med aftaler. Den er mindre oplagt for dem, der ønsker en helt minimalistisk kalender, eller som forventer, at en kalender alene fungerer som fuld projektstyring. Mit praktiske råd er at prøve den med en almindelig uge: opret de vigtigste aftaler, vælg få farver, og brug påmindelser med omtanke. Hvis det giver et klarere overblik uden at kræve meget vedligeholdelse, er den et stærkt valg; hvis opsætningen føles tungere end din nuværende rutine, er en enklere løsning sandsynligvis bedre.